仪器设备档案是中心仪器设备管理工作的重要组成部分，是评价仪器技术性能的依据，是衡量仪器的使用效率、经济效益的基础，是考核实验技术人员技术水平的依据之一。为了合理化使用、维护和规范化管理国有固定资产，完善设备档案管理，依据有关文件精神，特制定本条例。
第一条 凡作为中心固定资产的仪器设备，均应认真建立仪器设备明细帐和分类帐等档案，同时建立电子档案，实施电子信息化管理。档案实行集中统一管理，做到帐帐相符，帐物相符。
第二条 中心仪器设备档案由专门人员管理。
第三条 归档范围
（一）设备可行性论证报告、申请订购仪器审批单。
（二）定货合同和有关洽谈记录、备忘录。
（三）索赔来往公函及处理结果。
（四）商品检查证书、合格证、装箱单、附件、备件清单、使用说明书、仪器、设备验收记录及全套随机文件。
（五）使用过程中形成的资料包括维修记录、机时、检修记录、故障记录、重大事故的调查分析处理意见，在使用过程中产生的图片文件等材料。
第四条 归档要求
（一）仪器设备开箱验收时，必须由中心主管主任、研究室主任、专职管理人员、仪器使用人员及厂家调试人员参加。仪器设备的技术资料如：使用说明书、电路图等，如有两份，一份存档，一份随机使用。若仅有一份，应将原件存档，复印件随机使用。
（二）仪器设备由专门管理人员验收合格后入库，及时登记记账，填写卡片。使用人领取时要签名建档，并负责仪器设备的使用管理。
（三）仪器设备专职管理、使用人员要及时积累、整理仪器设备在使用中形成的一系列资料，认真填写“仪器运转情况”，及时移交所形成的资料和更换记录本。
（四）每年年终仪器设备专职管理人员和使用人员应将全年的使用情况书面总结存档备查。
第五条 仪器设备的报减
（一）仪器设备自然报废或损坏后不能修理使用时，仪器管理人员或使用人应当及时向研究室主任和主管主任汇报，提出报废的原因或理由，经主管主任批准后到学校设备处办理相关的报废手续和档案消除手续。
（二）仪器设备属非正常情况（意外损毁、被盗）造成报减，由专职管理人员或使用人向主管主任说明情况，到学校固定资产归口管理部门，按有关规定办理手续。
第六条 由于工作调动、出国或退休等原因离开中心的人员，要及时办理资产移交手续。由资产档案管理员、原使用人和新使用人进行帐物清点，核实无误后，当场办理资产移交手续。
